Срок хранения договоров на оказание услуг в организации

Срок хранения договора на оказание услуг

Срок хранения договоров на оказание услуг в организации
В учете коммерческой компании соглашения используют в качестве форм первичного учета бухгалтерии, что обязывает хранить документы сроком свыше 5 лет.

Исключение составляют периоды, установленные для обеспечения сохранности трудовых договоров (в отличие от гражданско-правовых типов) сотрудников.

Законодательство обязывает длительно хранить и архивировать документы, касающиеся труда и заработной платы.

Необходимость в столь длительном периоде основана на использовании данных при начислении пенсии или восстановлении записей трудовых книжек уволенных сотрудников.

Гражданско-правовые формы не относятся к трудовым видам соглашений.

Срок хранения договора на оказание платных медицинских услуг

Но и данные действия зачастую могут быть опасны своими последствиями, из-за чего большинство сотрудников предпочитает совершать их только и исключительно с санкции руководства. Выглядит это так: сотрудник собирает выборку из всей документации, срок которой уже вышел или подходит к концу.

Cколько должны храниться договора в организациях?

При составлении внутреннего перечня лет хранения в основу принимаются требования законодательства.
Периоды хранения типовых бумаг организации указаны в п. 436 Перечня, утвержденном приказом Минкультуры от 25. 08. 2010 №558. Внимание! Подсчет числа лет хранения после окончания действия договора ведется с 1 января следующего года.

В деловом обороте используются сроки:

  1. Ограниченные конечной датой действия.

Срок хранения договора возмездного оказания услуг

Но на стадии проведения конкурсов, котировок, аукционов никаких договоров (контрактов) не подписывается!

В соответствии со ст. 22 Федерального закона от 21.07.

2005 № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» «к конкурсной документации должен быть приложен проект государственного или муниципального контракта (в случае проведения конкурса по нескольким лотам – проект контракта в отношении каждого лота), который является неотъемлемой частью конкурсной документации».

Поэтому более корректно в данной статье Перечня 1 и в номенклатуре дел вашей организации использовать термин «проект государственного или муниципального контракта», который прилагается к конкурсной документации.

Мы рассмотрели общие сроки хранения договоров, приведенные в двух перечнях. В следующем номере журнала читайте продолжение темы.

Срок хранения договора на оказание услуг в ооо

Важно

Перечню типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности

Если ваша организация осуществляет научную, научно-техническую, производственно-техническую, проектную и строительную деятельности, то рекомендуем проработать Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (мы договорились в этой статье именовать его «Перечень 2»). В нем есть подробный список договоров с постоянными сроками хранения.
Так, в соответствии с Перечнем 2 к постоянным срокам хранения отнесены, например, такие договоры, как:

  • контракты (договоры) на проведение регламентных стендовых и экспериментальных испытаний строительной техники и конструкций (ст. 1051);
  • договоры (контракты) о проектировании, разработке, создании, внедрении и сопровождении при эксплуатации АС (ст. 1796);
  • договоры с иностранными изготовителями об обеспечении соответствия требованиям технических регламентов (ст. 1571);
  • договоры (контракты) с организациями и физическими лицами об оказании инженерно-консультационных услуг (ст.

Срок хранения договора на возмездное оказание услуг

Внимание

Перечня 1 государственные, муниципальные контракты на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг имеют два срока хранения: 5 лет ЭПК, а по крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам – постоянно. В то время как в соответствии со ст. 832 Перечня 2 государственные контракты и договоры на выполнение работ имеют только один срок хранения – постоянно.

Если срок конкретного договора в перечнях не указан

Большинство договоров, вошедших в Перечень 1, имеют срок хранения 5 лет (или 5 лет ЭПК).
Если же вы не сможете найти договор в Перечне 1 и Перечне 2, то следует использовать статью 436 Перечня 1.

Как видим, документ содержит ссылку на конкретный Перечень, который в настоящее время утратил силу (см. приказ Федерального архивного агентства от 26.08.2010 № 63). Мнения о том, какой же перечень использовать акционерным обществам, разнятся.

Одна из точек зрения, а именно – необходимость использования старого Перечня, высказана членом Гильдии Управляющих Документацией Натальей Храмцовской в статье «Проблемы применения нового Перечня типовых управленческих архивных документов».

Статью Натальи Храмцовской «Проблемы применения нового Перечня типовых управленческих архивных документов» читайте в журнале «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 1’ 2011

Вторая точка зрения – использование акционерным обществом нового Перечня – подтверждается ответом от 25.11.2010 на запрос в Минфин России, подготовленным сотрудником Минфина Е.В.

Сосновым (опубликовано в справочной системе «Консультант Плюс»). Вопрос касался необходимости предоставления договора акционеру.

В ответе Е.В. Соснов указывает, что договор должен быть представлен акционеру в том случае, если срок хранения его не истек.

Срок хранения договора на оказание услуг физическим лицом

  • при отборе и передаче архивных документов на постоянное хранение в федеральные государственные архивы, государственные архивы субъектов Российской Федерации и муниципальные архивы.

Перечни являются нормативными документами при определении сроков хранения и отборе архивных документов для их дальнейшего хранения или уничтожения.

В настоящее время при составлении номенклатур дел и определении сроков хранения договоров мы используем следующие утвержденные типовые перечни:

Источник: http://zakoncoop.ru/srok-hraneniya-dogovora-na-okazanie-uslug

Договор на ведение архива

Срок хранения договоров на оказание услуг в организации

о взаимоотношениях и сотрудничестве в области архивного дела и делопроизводства

Государственное казенное учреждение Ростовской области «Центр хранения архивных документов в городе Шахты Ростовской области», именуемый в дальнейшем ЦХАД, действующий на основании Устава, в лице директора Джужуевой Н.Г.

, с одной стороны, и … действующаяна основании Устава, именуемая в дальнейшем «организация», в лице … с другой стороны в целях обеспечения сохранности документов Архивного фонда РФ, совершенствования делопроизводства, повышения эффективности использования документной информации в управленческой деятельности и решении производственных задач, заключили договор о нижеследующем:

1. Предмет договора.

1.1. ЦХАД принимает на себя:
1.1.1. Безвозмездно:

  • приём документов на государственное хранение;
  • обеспечение сохранности документов, переданных в ЦХАД;
  • оказание консультативно-методической помощи организации в совершенствовании работ с документами.

1.1.2. На договорной основе или силами организации:

  • проведение экспертизы ценности документов, комплекс работ по упорядочению документов общего делопроизводства;
  • разработка нормативно-методических документов по организации делопроизводства и архива (инструкций по делопроизводству, номенклатур дел и т. д.);
  • подготовка кадров для работы с документами и ведения архива.

1.2. Организация обязуется: Обеспечить сохранность образующихся в её деятельности документов до передачи их в ЦХАД, содействовать качественному пополнению ими Архивного фонда РФ. 1.2.1.

Соблюдать установленные Государственной архивной службой Российской Федерации требования по работе с документами, своевременно и в срок в полном комплекте передавать документы постоянного хранения в ЦХАД, передачу документов производить своими силами и за счет своих средств.

1.2.2. Создавать необходимые условия для работы сотрудников ЦХАД при выполнении ими договорных работ в организации.

2. Ответственность сторон.
2.1. За нарушение принятых по договору обязательств, стороны несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

3. Другие указания и условия _____________________________________________________

4. Срок действия договора.
4.1. Действие настоящего договора устанавливается со дня подписания его сторонами до ликвидации организации.

5. Юридические адреса сторон:

Государственное казенное учреждение Ростовской области «Центр хранения архивных документов в городе Шахты Ростовской области»
г. Шахты, 346510, ул. Жукова, 5-а

Директор
ГКУ РО «ЦХАД в г. Шахты Ростовской области»

И снова про хранение договоров

В рамках проведения юридических семинаров я до сих пор слышу от участников о том, что за хранение договоров в компании должна отвечать юридическая служба — потому что юристам компании так удобнее…

Я категорически не согласен с описанным подходом выбора подразделения, ответственного за хранение договоров в компании.

Решил освежить запись по этой теме.

То, что может удобным для некоторых юристов, еще не означает эффективно, полезно и безопасно для бизнеса.

Считаю, что хранение договоров – это неотъемлемый элемент бухгалтерского учета, за который, очевидно, отвечает бухгалтерия.

Указанная функция в компании должна принадлежать исключительно бухгалтерии. Невыполнение бухгалтерией этой функции означает ненадлежащее выполнение своей профессиональной задачи по осуществлению качественного бухгалтерского учета в компании.

Более того, не нужно увеличивать вознаграждение бухгалтерии, в случае передачи ей упомянутой функции – она объективно должна была ее выполнять в рамках ведения бухгалтерского учета.

Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций (129-ФЗ).

Бухгалтерский учет — формирование документированной систематизированной информации об объектах и составление на ее основе бухгалтерской (финансовой) отчетности (402-ФЗ).

Все хозяйственные операции организаций должны оформляться оправдательными документами, которые служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет (129-ФЗ).

Первичные учетные документы должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах (Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР 29 июля 1983г.).

Нет документа-договора в бухгалтерии – нет хозяйственной операции и ее фиксации в бухгалтерском учете, нет объекта бухгалтерского учета! Аналогичный вывод можно сделать и применительно к ведению бухгалтерского учета на основании копий договоров.

Юристы и иные подразделения компании не вправе в соответствии с законодательством осуществлять бухгалтерский учет, включающий функцию по хранению договоров.

Обеспечить эффективный бухгалтерский учет путем документального учета хозяйственных операций организации без закрепления функции по хранению договоров за бухгалтерией невозможно или затруднительно.

Наличие под каждой хозяйственной операцией компании документа-договора – это объективная обязанность бухгалтера, иначе можно получить в компании нереальный бухгалтерский и налоговый учет, а также соответствующие реальные налоговые претензии.

Зачем другим подразделениям данная функция? Они хотят заниматься бухгалтерским учетом?

Либо они ее забирают для того, чтобы сделать удобным доступ к договорам (например, юристы для ведения судебных дел) для выполнения своих основных (профильных) функций, либо для обоснования штатного расписания, либо так получилось (самый плохой вариант — тогда нет мотивации вести работу по хранению договоров надлежащим образом).

Передача функции хранения договоров другим подразделениям компании является негативным отклонением от указанного общего правила, и заведомо повышает вероятность риска документальной неподтвержденности доходов и расходов компании и, соответственно, налоговых рисков.

Призываю юристов занять активную позицию в этом вопросе, обеспечив издание приказа генерального директора о закреплении функции по хранению договоров за бухгалтерией и формируя практику «Бухгалтерский учет без договоров в бухгалтерии – вне закона!».

Источник: https://nnvrsk.ru/dogovor-na-vedenie-arhiva

Хранение договоров

Срок хранения договоров на оказание услуг в организации

Рассказываем, какие существуют виды договоров, а также как происходит процесс их регистрации и хранения.

Договора заключаются в каждой существующей организации – это неотъемлемая часть жизнедеятельности компании. Имея абсолютно разные задачи, они также имеют и разные сроки хранения в организации. Рассмотрим, какие могут быть виды данных деловых бумаг и как долго их необходимо хранить в организации.

Наиболее распространенные виды договоров

Встречаются довольно разные формы. Но существует определенная структура, которая относится одинаково ко всем типам. В нее входит:

  • Вводная часть документа (преамбула);
  • Основная часть. В ней указывается предмет договора (о чем конкретно договариваются стороны), а также права и обязанности каждой из сторон, включая сроки выполнения своих обязательств;
  • Перечисление основных и прочих условий;
  • Реквизиты и подписи обеих сторон (заключительная часть).

В момент заключения сделки компания может применять определенный шаблон для заполнения. Но все же множество организаций занимаются разработкой собственных типовых форм, которые создаются в зависимости от специфики деятельности компании.

Справка

В каждом договоре обязательно содержится одна и та же база информации. К ней относится:

  1. наименование документа;
  2. место и дата подписания;
  3. наименование сторон (обязательно с указанием фамилии, имени, отчества и должности каждой стороны);
  4. предмет;
  5. условия соглашения сделки;
  6. сроки работы (начало и окончание работы), или период действия самого документа;
  7. стоимость работ и расчеты по нему;
  8. сроки и порядок сдачи-приемки работ;
  9. ответственность каждой из сторон;
  10. гарантии, страхование, возможные риски и случаи форс-мажора;
  11. юридические адреса и полные реквизиты (включая банковские) каждой стороны.

Как уже было сказано раннее, на данный момент имеется множество видов деловых бумаг, фиксирующих факт сделки. Но есть всего лишь несколько категорий, с которыми секретарям приходится сталкиваться чаще. К ним относятся трудовые договоры, оказания услуг, найма, пользования и т.д. Рассмотрим разницу между ними.

В первую категорию входят документы, которые отвечают за передачу собственности другому лицу (отчуждения). Их характерной особенностью является то, что они связаны со сделками о купле и продаже, также деловая бумага такого плана заключается при обмене собственности.

Второй наиболее часто встречающийся вид – о предоставлении услуг. Стоит отметить, что в этом случае услуги могут быть совершенно разные: от перевозок, до страхования жизни.

И последняя популярная категория – договоры пользования. В эту категорию входят деловые бумаги об аренде (квартир, зданий, машин или какого-либо оборудования), а также по кредитам.

Важно знать, что нумеровать деловые бумаги разных категорий нужно по отдельности. Допустим, что в организации создается трудовой договор с новым сотрудником. Он оформляется под номером 18 (№18). Тогда следующему трудовому договору будет присвоен номер 19 (№19). Остальные бумаги по сделкам в компании имеют отдельную нумерацию по своим категориям.

Классификация (таблица)

Категория

Вид договора

Отчуждения

Продажи

Мены

Дарения

Факторинга

Пользования

Найма

Аренды

Лизинга

Лицензии

Франшизы

Временного пользования строением

Безвозмездного пользования

Займа и выдачи кредита

Страхования

Страхования

Поддержки

Пожизненной ренты

Содержания с иждивением

Компромиссные

Компромиссный

Оказания услуг

Поручения

Подряда

Маклерский

Агентский

Комиссии

Платежное поручение

Расчетного счета

Об оказании медицинских услуг

Перевозки

Справка

Регистрация договоров

Регистрация договоров нужна в первую очередь для облегчения работы с различными бумагами, чтобы избежать лишней путаницы и иметь удобный учет документов. Кроме бумаг по сделкам, которые создаются внутри компании и являются внутренними документами, в организации также могут присутствовать и входящие, которые были заключены с другими компаниями.

Например, если организация заключает договор с определенной компанией на поставку канцтоваров, то компания-поставщик обязательно должна предоставить свой экземпляр контракта по оказанию услуг в двух экземплярах.

Один заполненный экземпляр в дальнейшем будет у поставщика, а другой – обязательно останется на хранении в компании.

Стоит учесть, что после поступления в организацию необходимо сделать отметку в журнале регистрации входящих документов, если он имеется.

Договоры такого типа необходимо хранить в организации до того момента, как истечет их срок действия, до их расторжения (но не менее года), а также после окончания их срока они должны продержаться около 5 лет.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210772-qqq-17-m1-hranenie-dogovorov

В правах
Добавить комментарий